KI-Agenten im Quartalsabschluss der Buchhaltung

Zum Quartalsende bleibt in der Buchhaltung viel Handarbeit, obwohl die Software (meistens) Belege automatisch erkennt und die Bank die Umsätze liefert. Bei Meimberg Digital übernimmt diese Arbeit im Quartalsabschluss in sevdesk inzwischen ein KI-Agent. Er darf dafür mehr als Fragen beantworten: Er liest Belege, gleicht sie mit dem Konto ab, sucht im Postfach und in Kundenportalen und bucht tatsächlich.

Eine Arbeitsanweisung mit Versionsstand

Ein Sprachmodell kennt weder die Lieferanten eines Unternehmens noch dessen Kostenstellen. Es weiß auch nicht, welche Fehler die Schnittstelle der Buchhaltungssoftware verzeiht. Dieses Wissen muss dauerhaft festgehalten sein, denn ein Chatverlauf endet mit der Sitzung.

Der Agent bekommt deshalb eine schriftliche Arbeitsanweisung, wie sie auch eine neue Kollegin in der Buchhaltung erhielte. Darin steht, welche Schritte ein Beleg durchläuft und was ohne Rückfrage geändert werden darf. Dazu kommen die Regeln des Unternehmens, etwa welche Steuerregel und Kostenstelle zu welchem Lieferanten gehört. Beides wird wie Programmcode mit Versionen geführt, jede Änderung mit Datum und Grund. So lässt sich später nachlesen, warum ein Beleg so gebucht wurde.

Prüfung am Beleg, Freigabe beim Menschen

Der Agent geht jeden offenen Beleg einzeln durch und liest das PDF. Die automatische Erkennung liegt gerade bei der Steuer oft daneben. Ob eine Rechnung deutsche Umsatzsteuer enthält oder im Reverse-Charge-Verfahren gestellt ist, bei dem der Empfänger die Steuer abführt, verrät weder der Name des Anbieters noch ein Vorschlag der Software. Es steht auf der Rechnung.

Bei Fremdwährung zählt, was die Bank abgebucht hat. Eine Dollar-Rechnung und die zugehörige Abbuchung in Euro haben nie denselben Betrag, und oft kommen mehrere Abbuchungen infrage. Der Agent vergleicht Datum, Betrag und Verwendungszweck. Er bucht nur, wenn ein Treffer eindeutig vorne liegt.

Die Grenzen sind fest. Der Agent löscht keine Belege, verschickt keine Nachricht ohne Freigabe und schließt keine Zahlung auf eigene Initiative ab. Die Verknüpfung mit der Zahlung löst ein Mensch aus, über einen direkten Link in sevdesk. Auch was der Agent lernt, gilt erst nach Prüfung. Stößt er auf eine Eigenheit der Schnittstelle, etwa dass sevdesk Ausgaben mit negativem Vorzeichen erwartet, trägt er sie nicht still in seine Anweisung ein. Er schlägt die Änderung vor, und ein Mensch gibt sie frei.

Fehlende Belege und Funde nebenbei

Den größten Zeitgewinn bringt das Beschaffen fehlender Rechnungen. Viele Software-Anbieter legen sie nur im Kundenportal ab, jeder an einer anderen Stelle. Der Agent sucht zuerst im Postfach, dann in den Portalen. Bevor er den Beleg in der Buchhaltung anlegt, prüft er, ob die Rechnungsnummer schon existiert. Den Weg zu jedem Beleg dokumentiert er. Im nächsten Quartal schaut er dort zuerst nach.

Der vollständige Abgleich findet außerdem, was bei der Arbeit von Hand leicht durchrutscht:

• Anbieter, die deutsche Umsatzsteuer berechnen, weil im Kundenkonto die Umsatzsteuer-ID fehlt
• nachträgliche Steuererstattungen, die eine Korrektur der Buchung erfordern
• Rechnungen mit falscher Firmierung, die den Vorsteuerabzug gefährden

Wer die Buchhaltung einmal im Quartal macht, sucht vieles jedes Mal neu. Der Agent beginnt jeden Abschluss mit allem, was der letzte ergeben hat: den Regeln für einen Lieferanten, dem Weg zu seinen Belegen, den Eigenheiten der Software. Gut wird ein Agent in der Buchhaltung durch das, was er nach jedem Durchlauf aufschreibt.